- Nicht ignorieren. Auch gemafreie Musik muss gemeldet werden — das ist ausdrücklich so vorgesehen.
- Frist beachten. Bei Veranstaltungen sind es sechs Wochen. Danach wird eine Titelliste nicht mehr berücksichtigt.
- Als gemafrei kennzeichnen. Beim Einreichen gibt es dafür eine eigene Markierung.
- Nachweis bereithalten. Die Bestätigung deines Anbieters und die Titelliste mit Komponisten.
Nach der Prüfung fallen für tatsächlich gemafreie Titel keine Gebühren an.
Was ist ein Musikfolgebogen überhaupt?
Ein Musikfolgebogen — die GEMA nennt ihn heute meist Setlist oder Musikfolge — ist schlicht eine Aufstellung der Musik, die gelaufen ist. Er beantwortet eine einzige Frage: Welche Stücke wurden gespielt, und wer hat sie geschrieben?
Der Zweck dahinter ist die Verteilung. Die GEMA schüttet Tantiemen an Komponisten, Textdichter und Verlage aus — dafür muss sie wissen, was gelaufen ist. Ohne Liste kann sie nicht zuordnen.
Für dich als Nutzer gemafreier Musik dreht sich der Zweck um: Die Liste ist dein Nachweis. Sie belegt, dass die gespielten Titel nicht zum Repertoire der GEMA gehören.
Warum auch bei gemafreier Musik?
Das ist der Punkt, der die meisten überrascht. Der Grund heißt GEMA-Vermutung: Weil die GEMA ein sehr großes Repertoire vertritt, wird zunächst davon ausgegangen, dass gespielte Musik dazugehört. Das ist keine Unterstellung — es ist der übliche Ablauf, und er dreht die Beweisrichtung um.
Die GEMA geht von eigenem Repertoire aus. Es kann eine Rechnung kommen — auch wenn die Musik tatsächlich gemafrei ist.
Die Titelliste wird geprüft. Sind die Stücke nicht im Repertoire, fallen dafür keine Gebühren an.
Die GEMA sagt das selbst so: Auch gemafreie Musik ist anzumelden, weil sich nur so prüfen lässt, was gespielt wurde. Der Musikfolgebogen ist also kein Zahlungsverlangen, sondern der Weg, wie du aus der Vermutung wieder herauskommst.
Welche Frist gilt?
Bei Veranstaltungen ist die Frist eindeutig und knapp: sechs Wochen nach der Veranstaltung. Und sie ist ernst gemeint — eine später eingereichte Liste kann nach Angaben der GEMA nicht mehr berücksichtigt werden. Nachreichen für ein vergangenes Jahr ist ausgeschlossen.
Wer die Frist verstreichen lässt, zahlt drauf: Die GEMA berechnet in diesem Fall einen Aufschlag auf die Vergütung — derzeit zehn Prozent. Das ist besonders bitter, wenn die Musik eigentlich gemafrei war und ohne Liste gar keine Gebühr angefallen wäre.
Anders liegt der Fall bei dauerhafter Hintergrundmusik im Laden, Café oder in der Praxis. Hier gibt es keine Veranstaltung mit festem Datum. Der Nachweis wird dann bei Bedarf angefordert — etwa wenn du eine Anfrage bekommst oder bei einer Kontrolle. Dann gilt: zügig und vollständig antworten.
Schritt für Schritt: so gehst du vor
Nutzung anmelden
Im Online-Portal der GEMA die Veranstaltung beziehungsweise die Musiknutzung anlegen. Auch dann, wenn ausschließlich gemafreie Musik läuft — ohne Anmeldung gibt es nichts zu prüfen.
Titelliste zusammenstellen
Alle gespielten Stücke mit Titel und Komponist erfassen. Bei SidTunez bekommst du diese Liste als fertiges Cue Sheet — du musst nichts abtippen.
Als gemafrei markieren
Beim Einreichen im Portal gibt es dafür eine eigene Kennzeichnung. Dieser Schritt wird am häufigsten vergessen — ohne ihn läuft die Meldung als normale Nutzung durch.
Nachweis beilegen
Die Bestätigung des Anbieters über die GEMA- und GVL-Freiheit dazulegen oder bereithalten. Sie stützt die Angaben in der Liste.
Prüfung abwarten
Die GEMA gleicht die Titel mit ihrem Repertoire ab. Sind sie nicht enthalten, fallen für diese Stücke keine Gebühren an.
Unterlagen aufbewahren
Liste, Bestätigung und Antwort der GEMA ablegen. Bei einer späteren Nachfrage hast du damit alles beisammen.
Was gehört in die Titelliste?
Die Angaben müssen eine eindeutige Zuordnung erlauben. „Track 3 vom Album" genügt nicht. So sieht eine brauchbare Zeile aus:
| Angabe | Beispiel | Warum |
|---|---|---|
| Titel | Northern Lights | Ohne genauen Titel ist keine Zuordnung möglich. |
| Komponist | Max Mustermann | Das entscheidende Feld: Über den Urheber wird geprüft. |
| Verlag | — (kein Verlag) | Bei gemafreier Musik meist leer oder der Anbieter selbst. |
| Dauer | 2:48 | Wird bei Sendungen und Produktionen erwartet. |
| Nutzungsart | Hintergrundmusik | Unterscheidet Hintergrund, Live-Darbietung, Sendung. |
| Kennzeichen | gemafrei | Der Vermerk, der die Meldung als gemafreie Nutzung ausweist. |
Beispielhafte Darstellung. Die genauen Felder richten sich nach dem Formular beziehungsweise dem Online-Portal der GEMA.
Die vier häufigsten Fehler
Der teuerste Fehler. Ohne Meldung greift die Vermutung, und es kann eine Rechnung entstehen — für Musik, die eigentlich nichts gekostet hätte.
Die Liste wird eingereicht, aber nicht als gemafrei markiert. Dann läuft sie als gewöhnliche Nutzung durch.
Nur Titel ohne Urheber lassen sich nicht prüfen. Die Liste kommt zurück — und die Frist läuft weiter.
Nach Ablauf der sechs Wochen wird die Liste nicht mehr berücksichtigt. Nachreichen für ein vergangenes Jahr ist ausgeschlossen.
Wie SidTunez dabei hilft
Der aufwendigste Teil ist das Zusammentragen der Titel samt Komponisten. Genau das nimmt dir das System ab: Zu jeder Lizenz und zu jedem Radioprogramm lässt sich ein Cue Sheet erzeugen — mit Titel, Komponist, Dauer und Nutzungsart, fertig zum Übertragen oder Beilegen.
Dazu kommt auf Anforderung eine Bestätigung der GEMA- und GVL-Freiheit zum Vorlegen. Beides ist im Preis enthalten. Warum es auf beides ankommt und nicht nur auf die GEMA, steht im Beitrag GEMA-frei und GVL-frei: worin der Unterschied liegt.
Häufige Fragen
Muss ich einen Musikfolgebogen auch bei gemafreier Musik einreichen?
Ja. Die GEMA weist ausdrücklich darauf hin, dass auch gemafreie Musik zu melden ist — nur so lässt sich prüfen, welche Titel gelaufen sind. Grundlage ist die GEMA-Vermutung. Nach der Prüfung fallen für tatsächlich gemafreie Stücke keine Gebühren an.
Wie lange habe ich Zeit?
Bei Veranstaltungen sechs Wochen ab dem Veranstaltungstag. Eine später eingereichte Titelliste kann nach Angaben der GEMA nicht mehr berücksichtigt werden. Bei dauerhafter Hintergrundmusik gibt es keine feste Frist — hier wird der Nachweis bei Bedarf angefordert und sollte zügig geliefert werden.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Die GEMA berechnet einen Aufschlag auf die Vergütung, derzeit zehn Prozent. Für ein zurückliegendes Jahr ist ein Nachreichen ausgeschlossen. Deshalb lohnt es sich, die Liste gleich nach der Veranstaltung einzureichen, solange alles noch vorliegt.
Kann ich vorab prüfen, ob ein Titel gemafrei ist?
Ja. Die GEMA bietet eine Repertoiresuche an, über die sich nachsehen lässt, ob ein Werk zu ihrem Bestand gehört. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Musik aus verschiedenen Quellen zusammenkommt.
Wer reicht die Liste ein — ich oder meine Agentur?
Das lässt sich frei vereinbaren. In der Praxis füllt oft die produzierende oder ausführende Agentur die Liste aus, weil sie weiß, welche Musik eingesetzt wurde. Verantwortlich gegenüber der GEMA bleibt in der Regel derjenige, der die Musik öffentlich nutzt.
Bekomme ich eine Bestätigung, dass nichts zu zahlen ist?
Nach der Prüfung meldet sich die GEMA zum Ergebnis. Diese Antwort solltest du zusammen mit der Titelliste und der Bestätigung deines Anbieters ablegen — sie ist der Beleg für den Fall einer späteren Nachfrage.
Kurz zusammengefasst
Ein Musikfolgebogen ist keine Rechnung, sondern eine Nachfrage. Wer antwortet, hat die Sache in aller Regel schnell erledigt: Nutzung anmelden, Titelliste mit Komponisten einreichen, als gemafrei kennzeichnen, Bestätigung dazulegen. Nach der Prüfung fällt für gemafreie Titel nichts an.
Teuer wird es nur in zwei Fällen — wenn man gar nicht antwortet oder wenn die Frist verstreicht. Beides lässt sich mit einer fertigen Titelliste in wenigen Minuten vermeiden.
Nachweis inklusive.
Cue Sheet auf Knopfdruck und eine Bestätigung der GEMA- und GVL-Freiheit zum Vorlegen — bei jeder Lizenz und für das Radio.